Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer mobilen Anwendung „Selformation" (nachfolgend „App") sowie unserer Website www.selformation.de (nachfolgend „Website"). Sie gilt für beide Angebote gleichermaßen; feature- bzw. angebotsspezifische Besonderheiten sind gesondert gekennzeichnet.

Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten ernst. Über die App verarbeiten wir zum Teil sehr persönliche Inhalte (z. B. Tagebuch- und Reflexionstexte sowie einen Persönlichkeitsreport). Solche Angaben behandeln wir als besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO und verarbeiten sie ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (siehe Abschnitt 5 und 6).

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Selformation UG (haftungsbeschränkt)
Aubachweg 20
91338 Igensdorf, Deutschland
Vertreten durch: Jacqueline Döhlemann, Christoph Döhlemann, Benjamin Bieber

E-Mail: datenschutz@selformation.de
Telefon: 09192 9951670

Weitere Angaben finden Sie in unserem Impressum.

2. Ansprechpartner für den Datenschutz

Ein:e Datenschutzbeauftragte:r ist gesetzlich nicht bestellt. Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

Benjamin Bieber
Aubachweg 20, 91338 Igensdorf
E-Mail: datenschutz@selformation.de

3. Grundsätze und Geltungsbereich

• Datensparsamkeit: Wir erheben nur Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.
• Zweckbindung: Ihre Inhalte werden ausschließlich zur Erbringung der von Ihnen genutzten Funktionen verarbeitet.
• Kein Tracking: Die App enthält keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Tools und keine Werkzeuge Dritter zur Reichweitenmessung.
• Pseudonymität: In unserem Anwendungs-Backend werden Ihre Inhalte unter einer pseudonymen Kennung (technische Benutzer-ID) gespeichert. Ihr Klarname und Ihre E-Mail-Adresse liegen ausschließlich beim Authentifizierungsdienst (siehe Abschnitt 6.1 und 8).

4. Begriffe

Wir verwenden die Begriffe der DSGVO (z. B. „personenbezogene Daten", „Verarbeitung", „Verantwortlicher", „Auftragsverarbeiter", „besondere Kategorien personenbezogener Daten"). Die gesetzlichen Definitionen finden Sie in Art. 4 und Art. 9 DSGVO.

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) – Bereitstellung von Nutzerkonto und App-Funktionen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) und – soweit besondere Kategorien betroffen sind – Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung) für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Inhalte einschließlich deren Auswertung durch KI-Systeme (siehe Abschnitt 6 und 7).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) – Gewährleistung von IT-Sicherheit und Stabilität sowie technischer Betrieb (z. B. Server-Protokolle der Website).
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) – soweit wir gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (siehe Abschnitt 11).

6. Verarbeitungen im Einzelnen

6.1 Registrierung und Nutzerkonto (Authentifizierung)

Für die Nutzung der App legen Sie ein Konto an. Die Authentifizierung erfolgt über eine von uns selbst betriebene Identitäts- und Zugangsverwaltung (auf unserer Server-Infrastruktur, siehe Abschnitt 8). Dort werden Ihre Zugangsdaten sowie Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse verarbeitet.

• Daten: Name/Anzeigename, E-Mail-Adresse, Zugangs-/Authentifizierungsdaten.
• Zweck: Bereitstellung eines gesicherten, personengebundenen Zugangs.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Innerhalb unseres eigenen Anwendungs-Backends werden Sie ausschließlich über eine pseudonyme technische Kennung geführt; Name und E-Mail werden dort nicht gespeichert.

6.2 Persönliche Inhalte

Die App bietet Funktionen zur Selbstreflexion und persönlichen Begleitung, in denen Sie Freitexte eingeben – etwa in geführten Dialogen, im Chat, in Tagebuch- und Reflexionstexten sowie bei der Arbeit an Zielen. Optional können Sie zudem Dokumente (z. B. einen Persönlichkeitsreport) hochladen. Ihre Eingaben werden für die jeweilige Funktion ausgewertet und zusammengefasst.

Diese Inhalte können sehr persönliche Gedanken, Gefühle und Angaben über Ihr psychisches Befinden enthalten. Wir behandeln sie daher als besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO).

• Daten: von Ihnen eingegebene Freitexte und optional hochgeladene Dokumente sowie daraus erzeugte Auswertungen/Zusammenfassungen; bei Journal-Funktionen zusätzlich Ihr Vorname (technisch vor der Übermittlung von Steuerzeichen bereinigt).
• Zweck: Erbringung der jeweiligen Reflexions-/Coaching-Funktion, einschließlich KI-gestützter Auswertung (siehe Abschnitt 7).
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung).
• Speicherung: in unserem Anwendungs-Backend unter pseudonymer Kennung – hochgeladene Dokumente zusätzlich in einem Wissensspeicher für spätere KI-gestützte Bezüge – sowie, für den laufenden Betrieb, lokal auf Ihrem Gerät (siehe 6.4).

6.3 Spracheingabe (Diktierfunktion)

An mehreren Stellen können Sie Texte per Sprache diktieren. Die App nutzt hierfür die Spracherkennung Ihres Betriebssystems bzw. Browsers; wir betreiben keinen eigenen Sprach-zu-Text-Dienst.

Wichtiger Hinweis: Je nach Gerät, Betriebssystem und Browser kann die Spracherkennung Ihre Audiodaten an den jeweiligen Plattformanbieter (z. B. Apple oder Google) übertragen und dort verarbeiten. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss; es gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters. Die Diktierfunktion ist optional – Sie können Texte stattdessen manuell eingeben.

• Zugriff: Die App fragt hierfür die Berechtigung für Mikrofon und Spracherkennung ab. Sie können diese in den Geräteeinstellungen jederzeit widerrufen.

6.4 Lokale Speicherung auf Ihrem Gerät

Zur Bereitstellung der Funktionen speichert die App Daten lokal auf Ihrem Gerät (u. a. Entwürfe, Profilbild). Diese Daten sind pro Nutzerkonto getrennt abgelegt.

• Ihr Profilbild/Avatar verbleibt ausschließlich lokal auf dem Gerät und wird nicht an uns übertragen.
• Anmelde-/Sitzungs-Token werden auf mobilen Geräten im gesicherten Schlüsselspeicher des Betriebssystems abgelegt.
• Sie können lokal gespeicherte Daten durch Abmelden bzw. Deinstallation der App bzw. über die in Abschnitt 10 beschriebenen Funktionen entfernen.

7. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)

Zentrale Funktionen der App werden durch KI-Systeme unterstützt. Weil die KI mit Ihren persönlichen Inhalten arbeitet, informieren wir hierüber gesondert.

Was verarbeitet wird: Ihre Eingaben aus den in Abschnitt 6.2 genannten Funktionen – Ihre Freitexte samt zugehörigem Gesprächskontext sowie hochgeladene Dokumente – werden über einen von uns betriebenen Workflow-Dienst an ein KI-System übergeben und dort ausgewertet. Das Ergebnis (z. B. Zusammenfassungen, Impulse, Rückfragen, Einschätzungen) wird an die App zurückgegeben.

KI-Infrastruktur: Die KI-Auswertung findet ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union statt – teils auf unserer eigenen Server-Infrastruktur, teils über externe Dienste, die als Auftragsverarbeiter für uns tätig sind (die eingesetzten Anbieter finden Sie in Abschnitt 8). Soweit externe Dienste beteiligt sind, sind diese so ausgestaltet, dass Ihre Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und nicht an die dahinterstehenden Modellanbieter zu deren eigenen Zwecken weitergegeben werden.

Zweckbindung: Ihre Inhalte werden nur zur Erbringung der von Ihnen angeforderten Funktion verarbeitet, nicht für Werbung oder Profilbildung zu Marketingzwecken.

Keine automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung: Die KI-Ergebnisse sind unterstützende Hinweise und Reflexionsangebote. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO). Die App ersetzt keine medizinische, psychologische oder therapeutische Beratung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung).

8. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten ausschließlich weisungsgebunden in unserem Auftrag verarbeiten (Art. 28 DSGVO). Mit diesen bestehen entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge.

Dienstleister	Zweck	Verarbeitete Daten	Standort
Hetzner Online GmbH	Server-/Hosting-Infrastruktur für Anwendungs-Backend, Authentifizierung, Workflow- und KI-Verarbeitung sowie Wissensspeicher	Kontodaten (Name, E-Mail), pseudonyme Inhalte, Freitexte, Dokumente	Deutschland (EU)
Microsoft (Azure OpenAI Service)	KI-Auswertung, Modelle von OpenAI (siehe 7)	Freitexte, Dokumente	EU-Region
Amazon Web Services (Amazon Bedrock)	KI-Auswertung, Modelle von Anthropic (siehe 7)	Freitexte, Dokumente	EU-Region
STRATO AG	Betrieb der Website	Server-Protokolldaten	Deutschland (EU)

Darüber hinaus erhalten Dritte Ihre Daten nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Ein Verkauf von Daten findet nicht statt.

App-Stores: Der Bezug der App erfolgt über die Plattform des jeweiligen Anbieters (Apple App Store, Google Play Store). Bei Download und Installation werden die dafür erforderlichen Daten (z. B. Nutzerkennung, Zeitpunkt, Geräteinformationen, Zahlungsdaten) durch den jeweiligen Store verarbeitet, auf den wir keinen Einfluss haben. Es gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

9. Datenübermittlung in Drittländer

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten findet ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union statt; eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR ist nicht vorgesehen.

Soweit einzelne unserer Auftragsverarbeiter zu Unternehmensgruppen mit Muttergesellschaft in einem Drittland (insbesondere den USA) gehören (Microsoft, Amazon Web Services), stellen wir auch für den Ausnahmefall eines etwaigen behördlichen Zugriffs ein angemessenes Datenschutzniveau sicher – insbesondere durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen. Eine Kopie der Garantien können Sie bei uns anfordern.

10. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder wie Sie Ihre Einwilligung nicht widerrufen haben.

Die App bietet Ihnen zwei Löschfunktionen:

• Zurücksetzen: Ihre inhaltlichen Daten (z. B. Journal, Reflexionen, Ziele, Diagramme, Wissensspeicher) werden gelöscht, das Konto bleibt bestehen.
• Konto vollständig löschen: Zusätzlich zu den inhaltlichen Daten wird Ihr Nutzerkonto einschließlich der beim Authentifizierungsdienst gespeicherten Angaben (Name, E-Mail) gelöscht.

Nach einer Löschung können technisch bedingt kurzfristig noch Kopien in Sicherungsbackups vorhanden sein, die im Rahmen der üblichen Backup-Zyklen überschrieben werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

11. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO).

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an datenschutz@selformation.de.

Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder unsere zuständige Aufsichtsbehörde:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
https://www.lda.bayern.de
(zuständig, da Sitz der Gesellschaft in Bayern)

12. Website (Landingpage)

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Hosting-Anbieter automatisch Informationen in Server-Logfiles verarbeitet, die Ihr Browser übermittelt (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp/-version, Betriebssystem). Dies ist technisch erforderlich, um die Website auszuliefern und ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten.

• Zweck: Auslieferung und Absicherung der Website.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen, sicheren Website).
• Hosting: STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO)

Unsere Website ist eine statische Informationsseite. Sie setzt keine Cookies über technisch notwendige hinaus und keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Technologien ein; ebenso werden keine eingebetteten Schriftarten, Karten oder Videos Dritter geladen, und es besteht kein Kontaktformular. Ein Cookie-Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.

13. Datensicherheit

Die Übertragung zwischen App/Website und unseren Servern erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS). Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen unberechtigten Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen, und passen diese fortlaufend dem Stand der Technik an.

14. Minderjährige

Unser Angebot richtet sich ausschließlich an volljährige Personen (ab 18 Jahren). Personen unter 18 Jahren dürfen die App nicht nutzen.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitung ändert. Es gilt die jeweils in der App bzw. auf der Website veröffentlichte aktuelle Fassung.